Koniec roku: jak odzyskać należności przed zamknięciem ksiąg?

Faktury B2B wymagalne w 2023 roku, których kontrahent nadal nie zapłacił, przedawniają się co do zasady 31 grudnia 2026 roku. Jak odzyskać należności przed zamknięciem roku podatkowego? Wystarczy przejrzeć przeterminowane faktury, wybrać te zagrożone przedawnieniem lub o największej wartości i do końca grudnia doprowadzić do zapłaty, uznania długu albo wniesienia pozwu. Wybór ścieżki zależy od wieku należności i postawy dłużnika.

Spis treści:

• 31 grudnia jako termin przedawnienia i rozliczeń podatkowych
• Przegląd przeterminowanych faktur a kolejność działań
• Windykacja przed końcem roku podatkowego a wybór ścieżki polubownej lub sądowej
• Nieściągalne należności w bilansie a ulga na złe długi
• Odzyskanie należności przed zamknięciem roku podatkowego z firmą windykacyjną

Odzyskaj należności przed zamknięciem ksiąg: zgłoś dług, a działania ruszą w ciągu 24 godzin od przyjęcia zlecenia.

31 grudnia jako termin przedawnienia i rozliczeń podatkowych

Według art. 118 Kodeksu cywilnego (k.c.) roszczenia z działalności gospodarczej przedawniają się po 3 latach, a termin co najmniej 2-letni kończy się ostatniego dnia roku kalendarzowego. Należność wymagalna 15 marca 2023 roku przedawnia się więc 31 grudnia 2026 roku. Tego dnia przedawniają się też należności ze sprzedaży wymagalne w 2024 roku (2 lata, art. 554 k.c.).

Co zrobić z nieopłaconymi fakturami na koniec roku? Najpierw ustalić, które wymagają działania jeszcze w grudniu. Stan należności na 31 grudnia trafia też do bilansu, dlatego jeden przegląd służy windykacji i zamknięciu ksiąg.

Przegląd przeterminowanych faktur a kolejność działań

Pierwszeństwo mają faktury przedawniające się 31 grudnia, potem wysokie kwoty od dłużników prowadzących działalność i świeże zaległości, które najłatwiej odzyskać po wezwaniu.

Porządek w należnościach do 31 grudnia obejmuje:

• zestawienie faktur z datą wymagalności i przedawnienia,
• sprawdzenie dłużnika w KRS, CEIDG i Krajowym Rejestrze Zadłużonych,
• skompletowanie umów, protokołów odbioru i korespondencji,
• wezwania do zapłaty z wyliczeniem odsetek,
• pozwy w sprawach zagrożonych przedawnieniem,
• lista należności do odpisu i ulgi na złe długi dla księgowego.

Wezwanie i pozew obejmują też odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz rekompensatę za koszty odzyskiwania należności (40, 70 lub 100 euro).

Windykacja przed końcem roku podatkowego a wybór ścieżki polubownej lub sądowej

Przy krótkim terminie windykacja polubowna najwięcej daje, gdy kończy się ugodą z harmonogramem spłat, bo uznanie długu przerywa bieg przedawnienia (art. 123 § 1 pkt 2 k.c.). Zapisy ugody z dłużnikiem warto uzupełnić o wymagalność całości przy opóźnieniu raty.

Ile czasu potrzebuje ścieżka sądowa? Do przerwania przedawnienia wystarczy wniesienie pozwu przed 31 grudnia (art. 123 § 1 pkt 1 k.c.). Pozew nadany w placówce Poczty Polskiej jest wniesiony w dniu nadania (art. 165 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego), a w elektronicznym postępowaniu upominawczym (EPU, e-sąd) składa się go online. Liczenie terminów opisuje wpis o przedawnieniu niezapłaconych faktur w B2B.

Gdy dłużnik milczy, negocjacje i pozew przygotowuje się równolegle, co zapewnia windykacja należności B2B.

Zobacz też: Windykacja polubowna czy sądowa – co wybrać przy rosnących zaległościach klientów?

Nieściągalne należności w bilansie a ulga na złe długi

Jak oczyścić bilans z nieściągalnych należności? Służy temu odpis aktualizujący (art. 35b ustawy o rachunkowości), który jest kosztem podatkowym, gdy nieściągalność uprawdopodobniono, np. upadłością dłużnika lub sprawą w sądzie (art. 16 ust. 2a pkt 1 ustawy o CIT).

Ulga na złe długi to mechanizm, który pozwala wierzycielowi skorygować podatek od faktury niezapłaconej w ciągu 90 dni od terminu płatności. W VAT korekta przysługuje do 3 lat od końca roku wystawienia faktury (art. 89a ustawy o VAT), a w CIT i PIT do 2 lat, gdy dłużnik pozostaje poza upadłością, restrukturyzacją i likwidacją (art. 18f ustawy o CIT, art. 26i ustawy o PIT).

Późniejsza zapłata lub sprzedaż wierzytelności wymaga odwrócenia korekty, dlatego listę należności warto uzgodnić z księgowym przed zamknięciem ksiąg (stan prawny na listopad 2026 roku).

Odzyskanie należności przed zamknięciem roku podatkowego z firmą windykacyjną

Zgłoszenie sprawy w listopadzie daje kilka tygodni na wezwanie, negocjacje i pozew przed 31 grudnia. Firma windykacyjna DKOW rozpoczyna działania w ciągu 24 godzin od przyjęcia zlecenia. Wpłaty dłużnika trafiają bezpośrednio na rachunek wierzyciela, a sprawę prowadzi przypisany opiekun.

Przedsiębiorca, który planuje odzyskać należności przed zamknięciem roku podatkowego, potrzebuje trzech kroków: przeglądu faktur, działania przerywającego przedawnienie do 31 grudnia i uzgodnienia z księgowym ujęcia nieodzyskanych kwot.

FAQ

Za mało czasu na windykację przed końcem roku? Rozważ sprzedaż wierzytelności i skorzystaj z bezpłatnej wyceny.

Sprawdź również

• Jak odzyskać należność od firmy w upadłości lub likwidacji? – zgłoszenie wierzytelności i kolejność zaspokojenia, gdy kontrahent jest w upadłości lub likwidacji.
• Dłużnik kwestionuje fakturę – reklamacja i potrącenie jako taktyka opóźniania – jak odpowiedzieć na spóźnioną reklamację lub potrącenie i utrzymać roszczenie.
• Przedawnienie długu stwierdzonego wyrokiem lub nakazem zapłaty – terminy przedawnienia po uzyskaniu nakazu zapłaty lub wyroku.
• Jak wycenić dług przed sprzedażą wierzytelności? 3 kluczowe czynniki – wiek należności, kondycja dłużnika i zabezpieczenia jako podstawa wyceny długu.

Sprawdź ofertę

• Windykacja – windykacja polubowna, sądowa i egzekucyjna niezapłaconych faktur.
• Zakup wierzytelności – sprzedaż przeterminowanych faktur za ustaloną kwotę na podstawie umowy cesji.
• Wycena pakietu wierzytelności – wycena pojedynczych roszczeń i portfeli na potrzeby sprzedaży lub decyzji biznesowych.