Czy każda umowa musi być zawarta na piśmie?

• Rodzaje umów w obrocie handlowym
• Umowa ustna
• Umowa zawarta w formie dokumentowej
• Umowa pisemna
• Inne kwalifikowane formy pisemne umowy

Przed zleceniem sprawy do windykacji, wielu Klientów obawia się iż z uwagi na brak zawarcia umowy ze swoim kontrahentem na piśmie, nie będzie mogła dochodzić od niego należności w sądzie. Czy ich obawy są jednak zasadne?

Rodzaje umów w obrocie handlowym

Odpowiedzi na powyższe pytanie dostarcza kodeks cywilny, który w przepisach ogólnych jak i szczególnych reguluje kwestie związane z formą zawierania umów. Zasadniczo prawo polskie przewiduje kilka rodzajów szczególnych form czynności prawnej. Są to forma zwykła pisemna, inne pisemne formy kwalifikowane (forma pisemna z urzędowym poświadczeniem daty, forma pisemna z urzędowym poświadczeniem podpisu, forma aktu notarialnego), forma elektroniczna i forma dokumentowa. Możliwe jest jednak także zawarcie umowy w formie ustnej.

Umowa ustna

Gdy ustawa nie przewiduje szczególnej formy dla określonego rodzaju umowy, może ona być zawarta w dowolnej formie np. właśnie w formie ustnej. Dochodzi do niej wtedy, gdy strony takie kontraktu wyartykułują oświadczenia woli jej dotyczące. Dla przykładu, możliwe jest zawarcie ustnej umowy sprzedaży ruchomości (np. towaru) – wtedy to sprzedający ustnie oświadcza swoją wolę przeniesienia na drugą stronę własności tej rzeczy i jej wydania, kupujący ustnie zobowiązuje się do zapłaty ceny za powyższe. Brak złożenia takich oświadczeń na piśmie może stanowić problem dowodowy, nie oznacza jednak braku zawarcia takiej umowy. Wtedy pomocne celem udowodnienia faktu jej zawarcia będą inne środki dowodowe, takie jak np. zeznania świadków czy przesłuchanie stron takiej umowy.

Umowa zawarta w formie dokumentowej

Za taką formę umowy przyjmuje się złożenie oświadczenia woli w postaci nośnika informacji, w sposób umożliwiający ustalenie osób składających oświadczenie oraz zapoznanie się z całą treścią oświadczenia. Będzie więc to umowa zawarta przez strony np. w formie wiadomości elektronicznej (e-mail) czy smsem.

Umowa pisemna

Zwykła forma pisemna umowy przewiduje istnienie dokumentu obejmującego treść oświadczenia woli wraz z podpisem osoby składającej to oświadczenie. Jest to najprostsza ze stosowanych w obrocie form szczególnych, a jej dochowanie nie jest specjalnie skomplikowane. Strony takiego kontraktu spisują jego postanowienia i składają pod nimi swoje podpisy na fakt ich potwierdzenia. Możliwe pozostaje również zawarcie umowy w formie elektronicznej (wtedy to konieczne będzie złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej oraz opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym) – wtedy do oświadczenie woli złożone w tej formie będzie równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Inne kwalifikowane formy pisemne umowy

Podstawę wyróżnienia tych stanowi wymóg złożenia oświadczenia woli na piśmie (tak jak w przypadku umowy pisemnej), który musi być uzupełniony jednym z dodatkowych wymogów. Chodzi tutaj o urzędowe poświadczenie daty, urzędowe poświadczenie podpisu lub sporządzenie dokumentu przez notariusza. Do tych rodzajów umów należeć będą więc umowy zawarte na piśmie z urzędowym poświadczeniem daty, z urzędowym poświadczeniem podpisu czy w końcu – umowy zawarte w formie aktu notarialnego. Niektóre umowy wymagają więc zachowania jednej z ww. form aby uznać ich ważność. Dla przykładu, sprzedaż nieruchomości wiązać się będzie z koniecznością zawarcia tej umowy w formie aktu notarialnego.

Jeżeli po lekturze tego artykuły nadal posiadacie Państwo wątpliwości co do możliwości dochodzenia swoich roszczeń z uwagi na formę zawarcia umowy, zapraszamy do kontaktu.