- Brak potwierdzania współpracy umowami
- Brak monitoringu płatności i reakcji na opóźnienia
- Odkładanie działań windykacyjnych na później
- Prowadzenie na własną rękę nieprofesjonalnych działań windykacyjnych
- Niedopuszczanie możliwości sprzedaży wierzytelności
Jednym z obszarów, które przedsiębiorcom zdarza się zaniedbać, są finanse, a precyzując, zarządzanie wierzytelnościami. Poznaj 5 najpopularniejszych błędów z zakresu zarządzania wierzytelnościami popełnianych przez przedsiębiorców. Sprawdź, czy Ty również masz je na sumieniu.
1. Brak potwierdzania współpracy umowami
Wyobraź sobie taką sytuację: do Twojej firmy zgłasza się przedsiębiorca, który pilnie chce skorzystać z Twoich usług. Ponieważ jednak termin realizacji jest dość krótki, nie zawracasz sobie głowy formalnościami – ufasz na słowo. Po zakończeniu zlecenia wystawiasz fakturę i czekasz na płatność. Niestety, w wyznaczonym terminie środki nie zasilają firmowego rachunku bankowego, a nierzetelny partner zaczyna ignorować temat płatności lub gorzej – twierdzi, że usługa została źle wykonana. Co wówczas?
Zarządzanie wierzytelnościami wymaga dbałości o formalności. W przeciwnym razie może się okazać, że przed przystąpieniem do windykacji konieczne będzie udowodnienie współpracy. To dodatkowe, zupełnie zbędne czynności.
2. Brak monitoringu płatności i reakcji na opóźnienia
Pilnujesz formalności? To wcale nie oznacza, że nie możesz popełnić innych błędów. Jednym z najczęstszych zaniedbań jest brak monitoringu płatności. W praktyce oznacza to również brak reakcji na opóźnienia w zapłacie. Jak wyeliminować ten błąd? Możesz:
- zacząć korzystać z programu przypominającego o zbliżających się terminach płatności – bardzo możliwe, że będziesz mógł wysłać klientowi przypomnienie;
- przydzielić zaufanemu pracownikowi zadanie monitorowania płatności – wymaga to jednak udzielenia podwładnemu dostępu do rachunku bankowego;
- od razu po upływie terminu płatności przypominać o zaległości – im szybciej zaczniesz motywować klienta do zapłaty, tym większe szanse na odzyskanie należności.
3. Odkładanie działań windykacyjnych na później
W wielu firmach windykacja długu to kwestia spychana na drugi plan. Dlaczego? Najczęstszym powodem jest brak w organizacji osoby, która miałaby doświadczenie w odzyskiwaniu należności. W konsekwencji przedsiębiorcy odkładają tę sprawę na później, licząc, że:
- dłużnik sam się zreflektuje – w pewnym momencie zapłaci fakturę, a współpraca będzie kontynuowana;
- zadłużony klient ureguluje zobowiązanie przy kolejnym zamówieniu – często jednak współpraca kończy się na nieopłaconej fakturze;
- brak nacisków na płatność skłoni kontrahenta do współpracy – najczęściej jednak jest to złudna nadzieja.
Jak wyeliminować ten błąd? Warto jak najszybciej opracować procedurę zarządzania wierzytelnościami. W ten sposób zaległe faktury nie będą „kłopotem”, ale zadaniem, które należy przekazać w ręce odpowiedzialnego za nie pracownika.
4. Prowadzenie na własną rękę nieprofesjonalnych działań windykacyjnych
Bardzo często przedsiębiorcy podejmują się windykacji na własną rękę – uważają, że tak będzie szybciej i taniej. Niestety, oszczędności są pozorne. Dlaczego? Po pierwsze, takie działania mogą odstraszyć klienta – nigdy więcej nie wróci on do firmy. Po drugie, porozumienie się z dłużnikiem może być niemożliwe. Właśnie dlatego zdecydowanie lepiej jest zaangażować specjalistów – firmę windykacyjną.
Jak działa firma windykacyjna? Jej przewaga tkwi w doświadczeniu i kompetencjach – windykatorzy wiedzą, jak:
- rozmawiać z dłużnikiem o zadłużeniu;
- skłonić dłużnika do zapłaty – jednak w granicach prawa i z jego poszanowaniem;
- dochodzić należności na drodze sądowej.
5. Niedopuszczanie możliwości sprzedaży wierzytelności
To kolejny błąd popełniany przez wielu przedsiębiorców – mowa o skreśleniu możliwości sprzedaży wierzytelności. Tymczasem sprzedając wierzytelność, można pozbyć się problemu i otrzymać przynajmniej część kwoty widniejącej na fakturze. Ale uwaga – wartość takiej wierzytelności z czasem maleje. Jeżeli w swoim zespole nie masz specjalisty ds. windykacji, z pewnych względów chcesz też uniknąć współpracy z firmą windykacyjną, to rozważ sprzedaż wierzytelności.
Z uwagi na skalę działalności niezapłacone faktury nie są w Twojej firmie czymś wyjątkowym? Współpraca ze sprawdzoną firmą windykacyjną, która będzie je skupować, pozwoli Ci zrezygnować z prowadzenia działań windykacyjnych.
FAQ
- Jakie są konsekwencje braku formalnych umów w zarządzaniu wierzytelnościami?
Brak formalnych umów może prowadzić do trudności w egzekwowaniu płatności i udowodnieniu istnienia współpracy. W przypadku sporu lub opóźnienia w płatnościach, umowy pisemne są kluczowym dowodem w procesie windykacji. Dlatego zawsze zaleca się potwierdzanie wszelkich transakcji i umów w formie pisemnej. - Dlaczego ważne jest monitorowanie płatności i szybka reakcja na opóźnienia?
Regularne monitorowanie płatności pozwala na szybkie wykrywanie opóźnień i natychmiastowe działanie w celu ich odzyskania. Brak reakcji na opóźnienia może być interpretowany przez dłużników jako akceptacja sytuacji, co zwiększa ryzyko dalszych opóźnień lub braku płatności. Szybka reakcja jest kluczowa w utrzymaniu zdrowej płynności finansowej firmy. - Jakie są ryzyka związane z odkładaniem działań windykacyjnych?
Odkładanie działań windykacyjnych na później często prowadzi do zwiększenia trudności w odzyskaniu należności. Im dłużej dług pozostaje niespłacony, tym mniejsze szanse na jego odzyskanie. Brak doświadczenia w windykacji w organizacji może skutkować nieefektywnymi działaniami, dlatego warto rozważyć współpracę z profesjonalną firmą windykacyjną lub opracowanie wewnętrznych procedur zarządzania wierzytelnościami.
