Jakie dokumenty należy przygotować, zanim zgłosisz sprawę do firmy windykacyjnej?

Przed zgłoszeniem sprawy do firmy windykacyjnej, warto przygotować odpowiednie dokumenty, które pomogą w sprawnym i skutecznym odzyskaniu należności. Oto lista kluczowych dokumentów, które należy przekazać firmie windykacyjnej przed podjęciem przez nią dalszych działań. Jednocześnie istotne jest, aby przekazać jej informacje gdy takowych dokumentów nie posiadamy, w przypadku gdy np. umowa zawierana była ustnie. Wszystkie informacje uzyskane do klienta na etapie zlecenia sprawy do windykacji z pewnością ułatwią dalsze działania oraz zwiększą szansę na odzyskanie należności.

• Umowa
• Faktury VAT i związane z nimi dokumenty wykazujące należność
• Potwierdzenia płatności
• Korespondencja z dłużnikiem
• Wyrok sądowy lub ugoda (jeśli już była podejmowana wcześniej próba dochodzenia roszczeń)
• Dokumenty dotyczące egzekucji (jeśli już była podejmowana wcześniej próba dochodzenia roszczeń)
• Dane dotyczące dłużnika

Umowa 

Umowa stanowi podstawowy dokument, który potwierdza istnienie zobowiązania oraz warunki, na jakich dług został zawarty oraz winien zostać spłacony. W zależności od rodzaju zobowiązania może to być umowa sprzedaży, umowa najmu, umowa kredytowa, czy jakakolwiek inna forma zawarcia zobowiązania.

Co należy przygotować: Kopię podpisanej umowy lub kontraktu, który dokładnie opisuje warunki płatności, terminy i kwotę należności.

Faktury VAT i związane z nimi dokumenty wykazujące należność 

Faktury są podstawowym dowodem na istnienie długu względem przedsiębiorcy. Muszą zawierać dokładne dane dotyczące wysokości zobowiązania i terminu płatności.

Co należy przygotować: Wszystkie faktury, które nie zostały zapłacone, a także inne dokumenty potwierdzające transakcje (np. pokwitowania, dokumenty WZ, rachunki).

Potwierdzenia płatności

W przypadku częściowego lub pełnego uregulowania należności, ważne jest posiadanie dokumentów potwierdzających dokonanie płatności (np. przelewy bankowe, potwierdzenia zapłaty). Pozwolą one ustalić wysokość należności pozostałej do windykacji i tym samym uchronią wierzyciela przed zarzutem dochodzenia należności już zapłaconej.

Jakie dokumenty są wymagane: Wyciągi bankowe, potwierdzenia przelewów, potwierdzenia wpłat, czeki lub inne dokumenty potwierdzające, że dług został spłacony lub częściowo spłacony.

Korespondencja z dłużnikiem

Korespondencja z dłużnikiem, np. przypomnienie pod tytułem „niezapłacone faktury„, wezwania do zapłaty czy maile, stanowi dowód na próbę polubownego rozwiązania sprawy przed podjęciem działań windykacyjnych. Co więcej, w sprawach, w których strony nie zawarły umowy na piśmie, to ta korespondencja będzie wykazywała rodzaj zobowiązania i jego wysokość.

Co trzeba skompletować: Kopie wysłanych listów, e-maili, SMS-ów oraz odpowiedzi dłużnika (jeśli takie były), harmonogramy spłaty, w tym np. pisma informujące o przyczynach opóźnienia lub odmowy płatności.

Wyrok sądowy lub ugoda (jeśli już była podejmowana wcześniej próba dochodzenia roszczeń)

Jeśli wcześniej podejmowane były próby dochodzenia roszczeń w drodze postępowania sądowego lub zawarłeś ugodę, ważne jest, aby dostarczyć odpowiednie dokumenty. Może się bowiem okazać, że dzięki temu dochodzenia należności będzie znacząco krótsze, niż pierwotnie zakładano.

Jakie materiały są potrzebne: Oryginał wyroku sądowego lub ugody zawartej z dłużnikiem, która stanowi podstawę do dalszego działania.

Dokumenty dotyczące egzekucji (jeśli już była podejmowana wcześniej próba dochodzenia roszczeń)

Jeżeli sprawa była już wcześniej zgłoszona do organów egzekucyjnych, należy dostarczyć dokumentację dotyczącą postępowania egzekucyjnego. Po otrzymaniu dokumentacji firma windykacyjna ustali jakie działania komornik wykonał, a jakie pominął i konieczne jest ich uskutecznienie.

Co należy zgromadzić: Kopie dokumentów związanych z postępowaniem egzekucyjnym, takich jak: protokoły czynności komorniczych, tzw. wysłuchanie w trybie art. 827 k.p.c., postanowienie o umorzeniu egzekucji.

Dane dotyczące dłużnika

Firma windykacyjna będzie potrzebować danych identyfikujących dłużnika, aby skutecznie rozpocząć procedurę windykacyjną.

Co warto przygotować: Dowód osobisty lub inny dokument potwierdzający tożsamość dłużnika (np. NIP, REGON w przypadku firmy). Jeżeli wierzyciel pozostaje w posiadaniu numeru PESEL dłużnika, to również ułatwi windykację.

Zgłaszając sprawę do firmy windykacyjnej, im dokładniejsze i pełniejsze dokumenty przygotuje wierzyciel, tym łatwiejsze będzie podjęcie działań windykacyjnych i większa szansa na odzyskanie należności. W razie dalszych wątpliwości w przedmiocie dokumentacji windykacyjnej zapraszamy do kontaktu.

 

FAQ

• • Jakie dokumenty są potrzebne, aby firma windykacyjna mogła rozpocząć windykację długu?

    Aby firma windykacyjna mogła skutecznie rozpocząć działania, należy dostarczyć takie dokumenty jak umowa potwierdzająca zobowiązanie, faktury VAT dotyczące długu, potwierdzenia płatności oraz korespondencję z dłużnikiem. Jeśli były podejmowane wcześniejsze działania, warto przekazać wyroki sądowe, ugody lub dokumenty z postępowań egzekucyjnych.

  • Czy brak pisemnej umowy uniemożliwia windykację długu przez firmę windykacyjną?

    Nie, brak pisemnej umowy nie wyklucza możliwości windykacji. Firma windykacyjna może bazować na innych dowodach, takich jak korespondencja e-mail, faktury, pokwitowania czy SMS-y, które potwierdzają istnienie zobowiązania i jego wysokość. Warto zgromadzić jak najwięcej takich dokumentów.

  • Jakie informacje o dłużniku są potrzebne firmie windykacyjnej?

    Do skutecznej windykacji firma potrzebuje danych identyfikujących dłużnika, takich jak imię i nazwisko, adres, numer PESEL lub NIP (w przypadku firm). Uzupełnienie tych informacji znacząco przyspiesza proces odzyskiwania należności.