Jakie zabezpieczenia warto wprowadzić w umowach z kontrahentami, aby uniknąć problemów z płatnościami?

Bez względu na to, czy sprzedajemy towary, realizujemy usługi czy współpracujemy z inną firmą na zasadzie realizacji projektu, każdorazowo za zrealizowane zadanie należy nam się odpowiednie wynagrodzenie. Niestety w czasach powszechnego zjawiska zatorów finansowych nie możemy polegać jedynie na zaufaniu. Jak zabezpieczyć umowę z kontrahentem, by spać spokojnie i nie martwić się o finalizację transakcji?

• Najważniejsze zabezpieczenie zapłaty? Pisemna umowa
• Co powinno znaleźć się w umowie, by zabezpieczyć płatność?
• Dodatkowe umowne zabezpieczenia transakcji
• Co nam pozostaje, gdy dłużnik nie spłaca zobowiązania?

Najważniejsze zabezpieczenie zapłaty? Pisemna umowa

W jaki sposób w obecnych, dość trudnych pod względem wyważenia dobrych relacji i własnych interesów czasach zadbać o to, by kontrahenci zawsze płacili nam w terminie? Odpowiedź jest jedna – umowa w formie pisemnej. Bez względu, czy współpracujemy na bazie umowy zlecenia, umowy dostawy, umowy o dzieła lub jakiegokolwiek innego kontraktu, dowód w formie pisemnej zawsze obliguje, a do tego stanowi bardzo mocny dowód w sądzie w przypadku eskalacji i skierowania roszczenia na formalne tory.

Umowa ustna, choć dopuszczalna w polskim prawie, jest trudna do udowodnienia, szczególnie, gdy nie dysponujemy świadkami takich ustaleń, a druga strona nie zgadza się z naszym zeznaniem. Nawet w przypadku dopuszczenia takiego dowodu do sprawy, niemożliwym będzie ustalenie szczegółów umowy, co finalnie może wpłynąć negatywnie na sukces w odzyskaniu należności. Wniosek? Każda współpraca z klientem powinna rozpocząć się od sporządzenia i podpisania stosownej umowy pisemnej.

Co powinno znaleźć się w umowie by zabezpieczyć płatność?

Jak sporządzić umowę, by była ona odpowiednim zabezpieczeniem zapewniającym uzyskanie zapłaty za zrealizowaną usługę lub sprzedany towar? Przede wszystkim precyzyjne określenie należnej do zapłaty kwoty. Informacja ta nie powinna budzić żadnych wątpliwości i zawierać nie tylko kwotę, ale także walutę oraz formę uiszczenia zapłaty (przelewem na dany numer konta lub gotówką). W umowie kluczową informacją będzie termin, w jakim klient zobowiązuje się zrealizować zapłatę.

Czy to wystarczy? Teoretycznie umowa uwzględniająca te informacje jest nie do podważenia, ale my możemy zrobić jeszcze więcej. Chodzi tu o zdefiniowanie sankcji za opóźnienie w płatności. Dobrą praktyką jest wprowadzić zapis, zgodnie z którym każdy dzień zwłoki może skutkować roszczeniem o zapłatę odsetek. To doskonały sposób na to, by w finansowy sposób zmotywować kontrahenta do jak najszybszego uiszczenia zapłaty.

Dodatkowe umowne zabezpieczenia transakcji

W przypadku długoterminowych współprac lub kontraktu opiewającego na dużą kwotę, przedsiębiorca może zdecydować się na negocjowanie dodatkowego zabezpieczenia zapłaty. Jest to jak najbardziej możliwe i legalne, jednak na etapie sporządzania umowy taki zapis musi być zaakceptowany przez klienta, co w praktyce może być nieco trudniejsze do zrealizowania.

Co może być elementem zabezpieczającym transakcje? Przede wszystkim czasowe przeniesienie praw do własności hipoteki lub innych rzeczy i praw do czasu uregulowania płatności. Przedsiębiorca zachowałby prawo do elementu zdefiniowanego w umowie aż do momentu, w którym druga strona wywiąże się z obowiązku zrealizowania zapłaty. Jest to jednak proceder bardzo rzadko spotykany, toteż rekomendujemy przede wszystkim skupić się na dokładnych zapisach umownych dotyczących wartości kontraktu i terminu płatności.

Co nam pozostaje, gdy dłużnik nie spłaca zobowiązania?

Nawet najlepiej sporządzona umowa nie może w 100% uchronić nas przed skutkami nieuczciwych praktyk stosowanych przez rosnącą liczbę przedsiębiorstw w Polsce. W takiej sytuacji konieczne będzie uruchomienie planu B, jakim jest profesjonalne wsparcie w ściągnięciu długu.

Firma windykacyjna dysponuje narzędziami, doświadczeniem i kompetencjami, które znacząco ułatwią proces ściągnięcia długu – zarówno w przypadku kontrahentów z Polski, jak i z zagranicy. Dzięki indywidualnemu podejściu do każdej sprawy windykator będzie w stanie ustalić powód opóźnienia, a także zastosować odpowiednie mechanizmy, które finalnie doprowadzą do uregulowania płatności.

W przypadku bardzo opornych kontrahentów firma windykacyjna może zaproponować sprzedaż wierzytelności lub wejście na drogę sądową, w której to właśnie profesjonaliści będą nas reprezentować. Co istotne, z prawidłowo sporządzoną umową dojście to szczęśliwego końca takiej sprawy będzie znacznie łatwiejsze, a my prędzej czy później uzyskamy to, na co ciężko zapracowaliśmy.

FAQ

• • Jakie zabezpieczenia warto wprowadzić w umowach z kontrahentami, aby uniknąć problemów z płatnościami?

    Warto zawsze zawierać umowę w formie pisemnej, aby mieć solidny dowód w razie problemów z płatnościami. Ponadto, kluczowe jest dokładne określenie kwoty, waluty, terminu płatności oraz formy zapłaty. Dobrym rozwiązaniem jest również wprowadzenie zapisów dotyczących odsetek za opóźnienia oraz rozważenie dodatkowych zabezpieczeń, takich jak przeniesienie praw własności do momentu uregulowania płatności.

  • Co powinno znaleźć się w umowie, aby zabezpieczyć płatność za zrealizowaną usługę lub sprzedany towar?

    Umowa powinna precyzyjnie określać kwotę należności, walutę oraz termin płatności. Ważne jest również zapisanie sankcji za opóźnienia, np. odsetek za każdy dzień zwłoki. Zawarcie takich szczegółów pozwoli na skuteczną egzekucję płatności w razie problemów z danym kontrahentem.

  • Co zrobić, gdy kontrahent nie spłaca zobowiązania mimo dobrze sporządzonej umowy?

    Jeśli kontrahent nie reguluje płatności pomimo obowiązującej umowy, warto skorzystać z profesjonalnej firmy windykacyjnej. Taka firma dysponuje odpowiednimi narzędziami i doświadczeniem, które pomogą w odzyskaniu długu, a w razie potrzeby, może także zaproponować sprzedaż wierzytelności lub podjąć kroki prawne.