Firma windykacyjna czy dział księgowy – kto skuteczniej odzyska zaległe faktury?

Opóźnienia w płatnościach za wydany towar czy też świadczone usługi to wyzwanie, z którym mierzy się podmiotów życia gospodarczego. W przypadku nieopłaconych na czas faktur VAT przedsiębiorcy często zastanawiają się, czy skuteczniejszym rozwiązaniem będzie pomoc ich działu księgowego, czy może skorzystanie z usług profesjonalnej firmy windykacyjnej. W tym artykule porównamy obie te opcje i wskażemy, kiedy warto oddać sprawę specjalistom.

• Rola działu księgowego w odzyskiwaniu należności
• Firma windykacyjna – kiedy warto skorzystać?
• Kiedy wybrać dział księgowy, a kiedy firmę windykacyjną?
• Podsumowanie

Rola działu księgowego w odzyskiwaniu należności

Dział księgowy w firmie pełni znaczącą rolę w monitorowaniu płatności a tym samym przypominaniu kontrahentom o zaległych fakturach VAT. Dział ten wystawia faktury VAT, korzystając zwykle z profesjonalnych programów księgowych, a tym samym posiada możliwość monitorowania terminów płatności faktur. Zwykle dział ten posiada również możliwość wysyłania podstawowych przypomnieć, wstępnego kontaktu z dłużnikami jak również sporządzania raportów dotyczących płatności.

Zalety korzystania z działu księgowego:

1. Lepsza kontrola nad finansami firmy,
2. Bezpośredni kontakt z kontrahentami,
3. Brak dodatkowych kosztów zewnętrznych usł

Wady:

1. Ograniczone możliwości egzekwowania długów,
2. Brak specjalistycznych narzędzi, doświadczenia i wiedzy prawnej w windykacji należności,
3. Brak realnego oddziaływania na tzw. „trudnych dłużników”.

Firma windykacyjna – kiedy warto skorzystać?

Profesjonalne firmy windykacyjne specjalizują się w odzyskiwaniu należności, wykorzystując do tego zaawansowane metody oraz narzędzia prawne. Działania firmy windykacyjnej obejmują: telefoniczne i pisemne wezwania do zapłaty, negocjacje warunków spłaty z dłużnikami, wsparcie prawne i przygotowywanie pozwów sądowych, prowadzenie spraw przed sądem, egzekucję komorniczą, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Zalety współpracy z firmą windykacyjną:

1. Znacząco większa skuteczność odzyskiwania należności,
2. Oszczędność czasu i zasobów własnej firmy,
3. Możliwość skorzystania z profesjonalnej pomocy prawnej.

Wady:

1. Koszt prowizji za odzyskanie długu,
2. Koszt opłat sądowych i egzekucyjnych.

Kiedy wybrać dział księgowy, a kiedy firmę windykacyjną?

Dział księgowy sprawdzi się, gdy:

• Opóźnienia w płatnościach są niewielkie,
• Klient jest skłonny do negocjacji i reaguje na przypomnienia,
• Firma posiada wystarczające zasoby do monitorowania należności.

Firma windykacyjna będzie zaś lepszym wyborem, gdy:

• Dłużnik unika kontaktu i nie reaguje na przypomnienia,
• Do czynienia mamy z tzw. „trudnym” dłużnikiem,
• Opóźnienie w płatności przekracza 21-30 dni.

Podsumowanie

Zarówno dział księgowy, jak i firma windykacyjna mogą wspierać odzyskiwanie należności, jednak skuteczność profesjonalnego podmiotu windykacyjnego znacząco zwiększa szansę odzyskania należności w całości, w tym również odsetek i dodatkowych kosztów związanych z windykacją. W przypadku niewielkich opóźnień można postawić na działania wewnętrzne, natomiast przy trudniejszych przypadkach warto skorzystać z pomocy profesjonalistów. Pamiętać należy jednak o fakcie iż im dłuższe opóźnienia w płatności, tym mniejsza szansa na odzyskanie należności – nie należy więc zwlekać z jej dochodzenie, Kluczowe jest podejmowanie działań prewencyjnych, aby uniknąć problemów z zaległymi fakturami w przyszłości. W razie dalszych Państwa wątpliwości w tym temacie, zapraszamy do kontaktu.

FAQ

• • Czy zaległą fakturą powinien zająć się dział księgowy czy firma windykacyjna?

    To zależy od sytuacji. Jeśli opóźnienie jest niewielkie, a kontrahent reaguje na przypomnienia, dział księgowy może skutecznie przypilnować płatności. Jednak w przypadku tzw. „trudnych dłużników” lub opóźnień przekraczających 21–30 dni, znacznie lepszym rozwiązaniem będzie przekazanie sprawy firmie windykacyjnej. Specjaliści dysponują narzędziami i doświadczeniem, które zwiększają skuteczność odzyskiwania należności.

  • Kiedy warto zlecić windykację firmie zewnętrznej?

    Zewnętrzną windykację warto rozważyć, gdy dłużnik unika kontaktu, nie reaguje na wezwania do zapłaty lub opóźnienia są długotrwałe. Profesjonalne firmy windykacyjne oferują nie tylko skuteczne negocjacje, ale także wsparcie prawne i możliwość skierowania sprawy do sądu czy egzekucji komorniczej. Dzięki temu znacznie zwiększa się szansa na odzyskanie pełnej kwoty wraz z odsetkami.

  • Jakie są różnice między działem księgowym a firmą windykacyjną w odzyskiwaniu należności?

    Dział księgowy ma ograniczone możliwości – może monitorować płatności i przypominać klientom o zaległościach. Z kolei firma windykacyjna dysponuje specjalistycznymi narzędziami, wiedzą prawną oraz procedurami pozwalającymi działać skuteczniej wobec opornych dłużników. W artykule znajdziesz szczegółowe porównanie zalet i ograniczeń obu rozwiązań, które pomoże Ci podjąć odpowiednią decyzję.