Dlaczego warto monitorować płatności kontrahentów na bieżąco?



Rozszerzanie skali działania firmy to jeden z najlepszych sposobów na maksymalizowanie zysków i zwiększanie obrotów, stanowiących podstawę do systematycznego polepszania sytuacji przedsiębiorstwa na tle konkurencji. To także z drugiej strony większe ryzyko nawiązania współpracy z nieuczciwymi lub niewypłacalnymi kontrahentami. Monitoring płatności to sposób na to, by zawsze być na bieżąco z należnościami i sytuacją finansową naszych klientów.

• Na czym polega monitoring płatności kontrahentów?
• Dlaczego warto postawić na regularny monitoring płatności?
• Narzędzia ułatwiające kontrolę nad płatnościami klientów
• Zewnętrzne wsparcie w egzekwowaniu należności – postaw na profesjonalistów

Na czym polega monitoring płatności kontrahentów?

Zacznijmy od samych podstaw, czyli wyjaśnienia, czym dokładnie jest monitoring płatności. To proces, którego celem jest bieżąca kontrola płatności faktur, które powinny być w najbliższym czasie uregulowane przez klientów w ramach zrealizowanej transakcji zakupu towarów lub usług. Gdy firma posiada kilku stałych kontrahentów, monitoring płatności jest realizowany mimowolnie, bez sztywnych zasad, procedur i narzędzi.

Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa i napływającą liczbą klientów, proces ten musi zostać odpowiednio przygotowany, by firma miała pełną kontrolę nad swoimi należnościami, co zmniejsza ryzyko współpracy z nieuczciwymi klientami, którzy mogą doprowadzić do zatorów finansowych. Minimalizowanie opóźnień w płatnościach faktur stanowi jeden z istotniejszych aspektów utrzymywania zrównoważonych relacji biznesowych z wszystkimi kontrahentami.

Dlaczego warto postawić na regularny monitoring płatności?

Czy istnieje uzasadnienie dla wykonywania stałego, dokładnego monitoringu płatności klientów? Oczywiście, że tak. Wdrożenie takiej metody ograniczania opóźnień w płatnościach cechuje się szeregiem korzyści dla biznesu. Przede wszystkim wpływa to pozytywnie na utrzymanie optymalnym płynności finansowej firmy. To właśnie zatory finansowe są dzisiaj głównym powodem problemów z wypłacalnością, a w dalszym stadium upadłością firmy. Dzięki stosowaniu monitoringu płatności, przedsiębiorstwo będzie szybciej otrzymywało zasłużoną zapłatę, co z kolei pomoże w ustabilizowaniu sytuacji finansowej przedsiębiorstwa.

Monitorowanie płatności faktur to także zalety natury organizacyjnej dla firm. Dzięki zastosowaniu odpowiednich procedur firma zauważalnie poprawi organizację dokumentacji, dzięki czemu z łatwością ustali, które faktury pozostają wciąż niezapłacone. To z kolei obniży koszty działu finansowego, a przy okazji zaoszczędzi cenny czas, który pracownicy poświęcają na ustalenie wolumenu niezapłaconych faktur.

Na samym końcu kwestie relacji biznesowych i wizerunkowe. Systematyczny monitoring płatności przyczyn się do zdyscyplinowania najbliższego otoczenia firmy w kwestiach terminowego regulowania zobowiązań. To z kolei pozwoli na utrzymywanie pozytywnego wizerunku przedsiębiorstwa, jako podmiotu, który w profesjonalny sposób podchodzi do prowadzenia biznesu.

Narzędzia ułatwiające kontrolę nad płatnościami klientów

W jaki sposób kontrolować niezapłacone faktury i dyscyplinować klientów, którzy zwlekają z uregulowaniem płatności? Istnieje wiele procedur i narzędzi ułatwiających utrzymywanie względnego porządku w obszarze finansów firmy. Przede wszystkim wewnętrzne narzędzia, które ewidencjonują wystawione faktury i w sposób automatyczny odznaczają te, które zostały już opłacone. W tym celu firma może skorzystać z dostępnych na rynku systemów księgowych, programów do fakturowania lub dedykowanego oprogramowania do kontroli finansów. W wielu przypadkach system ten w sposób automatyczny, bez ingerencji pracownika monitoruje wpłaty i usuwa daną fakturę z listy transakcji nieopłaconych.

Dzięki temu łatwo dojdziemy do tego, które faktury są niepłacone po terminie, co pozwoli wdrożyć kolejne narzędzia, związane już bezpośrednio z dyscyplinowaniem klientów. Tutaj wszystko zależy od specyfiki biznesu i relacji biznesowych, jakie wypracowaliśmy z klientami. Wiadomość e-mail, rozmowy telefoniczne, bezpośrednie spotkania z klientem lub wysłanie wezwania do zapłaty – należy odpowiednio dopasować charakter narzędzi do specyfiki klienta, co ułatwi odzyskanie należności i utrzymanie odpowiednich relacji z nim.

Zewnętrzne wsparcie w egzekwowaniu należności – postaw na profesjonalistów

Monitorowanie płatności i dyscyplinowanie niesłownych kontrahentów stanowi spore wyzwanie dla tych przedsiębiorstw, które w swojej historii nigdy nie stosowały tego typu narzędzi optymalizowania finansów. Musimy jednak pamiętać, że to my odpowiadamy za płynność finansową naszej firmy i to w dużej mierze od nas zależy, czy posiadamy porządek w dokumentacji, stanowiący podstawę do sprawnego windykowania kontrahentów.

Jeśli nie mamy doświadczenia we wdrażaniu systemów monitoringu faktur, nie mamy odpowiednich narzędzi, kadry lub środków na to, możemy zwrócić się o pomoc do profesjonalistów, którzy wykonają całą usługę kontroli płatności za nas. Firma windykacyjna to kompleksowa pomoc w organizacji płynności finansowej, windykowaniu klientów i odzyskiwaniu należności – zaledwie jeden krok dzieli nas od tego, by pozbyć się problemu niezapłaconych faktur po terminie.

FAQ

• • Dlaczego warto monitorować płatności kontrahentów na bieżąco?

    Monitoring płatności pozwala utrzymać płynność finansową firmy, minimalizując ryzyko zatorów finansowych spowodowanych opóźnieniami w płatnościach. Dzięki temu firma szybciej otrzymuje należności i lepiej zarządza swoim budżetem. Dodatkowo, systematyczny monitoring wpływa na poprawę organizacji dokumentacji i wzmacnia profesjonalny wizerunek przedsiębiorstwa.

  • Jakie są najskuteczniejsze narzędzia do monitorowania płatności faktur?

    Najbardziej skuteczne są systemy księgowe i programy do fakturowania z funkcją automatycznego monitorowania wpłat. Dzięki nim można łatwo śledzić, które faktury zostały opłacone, a które wymagają interwencji. Dodatkowo, dedykowane oprogramowanie do kontroli finansów oferuje funkcje przypominania o płatnościach oraz automatyzację wysyłania wezwań do zapłaty.

  • Co zrobić, gdy kontrahent opóźnia się z płatnościami?

    W przypadku opóźnień warto rozpocząć od wysłania przypomnienia e-mail lub wykonania telefonu do kontrahenta. Jeśli to nie przynosi rezultatu, można wysłać oficjalne wezwanie do zapłaty. W bardziej złożonych przypadkach można skorzystać z usług firm windykacyjnych, które profesjonalnie zajmują się odzyskiwaniem należności.